Omschrijving

Krijg je energie van een dynamisch omgeving en pak jij daarnaast de mogelijkheden die zich voordoen? Werk je graag samen vanuit een hecht team? We zoeken een management assistent die raad weet met complexe en steeds wijzigende agenda’s, die prioriteiten kan stellen, het overzicht kan houden, die open staat voor toekomstige nieuwe werkwijzen en goed vooruit (mee)denkt en kijkt en niet bang is om beslissingen te nemen. Herken jij jezelf in dit plaatje? Dan ben jij de proactieve management assistent die wij zoeken voor de plaatsvervangend directeur-generaal!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Het meest essentiële aan jouw functie als management assistent is dat jij die sparringpartner bent waar directeuren op kunnen bouwen. Primair werk je voor de plaatsvervangend directeur-generaal. Jouw werkzaamheden omvatten daarnaast wanneer dat nodig is, ook ondersteuning aan de directeur-generaal (DG). Je doet dit niet alleen: je werkt samen met de andere managementondersteuner van de plaatsvervangend directeur-generaal waarbij je deel uitmaakt van een kleine pool van managementondersteuners die de directeur-generaal en Chief Financial Officer (CFO) ondersteunen. Ook maak je deel uit van het team van managementondersteuners van de Bestuursstaf. Hierin zitten ook de managementondersteuners van de stafdirecteuren, waar je regelmatig mee samenwerkt. Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen. Je voert zelfstandig zowel uitvoerende als praktische werkzaamheden uit. Je houd je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Ook maak je afspraken waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief op.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Je wordt blij van het organiseren van bijeenkomsten en regelen van de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale meetings en fysieke bijeenkomsten, ontvangen van bezoekers en uitwisselen van informatie over lopende zaken met hun relaties. Jij zorgt voor het aanmaken van (digitale) dossiers en let erop dat de plaatsvervangend directeur-generaal tijdens hun overleggen over relevante informatie en dossiers beschikken. Hiervoor zorg je dat tijdig de juiste annotaties worden aangeleverd. Dat vereist een proactieve houding met passend inlevingsvermogen. Daarbij is jouw drive onze kracht. Je houdt ervan om zelfstandig bezig te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s. Je neemt verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Wat wij aan jou waarderen
Als management assistent ben je klantgericht, ondernemend en verbindend. Je kunt goed schakelen en je herkent jezelf in de termen: resultaat gedreven, zelfstandig, aanspreekbaar, flexibel en stressbestendig. Je hebt inzicht in functionele verhoudingen, belangen, gevoeligheden en relevante administratieve processen binnen de organisatie. Ook ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden, zowel binnen Rijkswaterstaat als met ketenpartners en maak je je zaken snel eigen. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar. Deze ondersteuning bied je deels vanuit huis en deels vanuit Den Haag (jouw standplaats) en indien nodig Utrecht. Bij voorkeur ben je beschikbaar op de vrijdagen.

Meer weten?
Is jouw interesse gewekt? Solliciteer dan direct, wij kijken er naar uit!
Heb je nog vragen en wil je toch wat meer weten over de functie? Neem dan gerust contact op met Wanita Bansi, teamleider, via 06-10925593. Zij staat je graag te woord.